Yhdistys toimii Suomen markkinoilla toimivien lampputuottajien tuottajayhteisönä.

Yhdistys vastaa lamppujen valmistajien puolesta kulloinkin voimassa olevan Jätelain ja sen perusteella annettujen säännösten mukaisten velvoitteiden täyttämisestä. Yhdistyksen päämäärä on niiden tuottajien osalta, jotka liittyvät yhdistykseen muuna osapuolena, varmistaa, että käytöstä poistettujen lamppujen keräys, kuljetus, kierrätys ja viranomaisraportointi on asianmukaisesti järjestetty, sekä huolehtia niihin liittyvien palveluiden hankinnasta.

Yhdistys toimii viranomaisten ja etujärjestöjen kumppanina tarkoituksensa mukaisesti. Yhdistys seuraa alan lainsäädäntöä ja kehitystä sekä tekee lakialoitteita ja ehdotuksia viranomaisille.

Yhdistyksen toiminta on voittoa tavoittelematonta, mutta se voi omistaa sellaisen yhtiön osakkeita, joka on perustettu tuottamaan yrityksille palveluita Jätelain ja Asetuksen mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi.

3 § Jäsenet

Yhdistyksen jäsenen tulee olla valtioneuvoston asetuksessa sähkö- ja elektroniikkaromusta (jatkossa asetus) määritelty tuottaja, jolla tarkoitetaan tahoa, joka valmistaa tai myy omalla tuotemerkillään taikka ammattimaisesti tuo maahan tai vie asetuksessa yksilöityjä lamppuja. Jäsenet ovat oikeushenkilöitä, jotka toimivat Suomen markkinoilla ja jotka ovat Suomeen rekisteröityjä yhteisöjä tai yrityksiä. Yhdistys voi hyväksyä jäsenekseen sellaisen oikeushenkilön, joka täyttää yllä mainitut jäsenyysehdot, hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt.

4 § Jäsenyyden irtisanominen

4.1 Jäsen voi erota yhdistyksestä toimittamalla kirjallisen irtisanomisilmoituksen yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Jäsen voi myös ilmoittaa aikomuksestaan erota yhdistyksestä yhdistyksen kokouksessa, jolloin aikomus kirjataan pöytäkirjaan. Irtisanoutuminen tulee voimaan sen kalenterivuoden päättyessä, jona irtisanomisilmoitus on annettu. Irtisanomisaika on kuitenkin vähintään kuusi kuukautta.

4.2 Yhdistyksen kokous voi hallituksen esityksestä päättää jäsenen erottamisesta, jos jäsen rikkoo sääntöjä, jättää maksamatta jäsenmaksun tai osuutensa yhdistyksen asetuksen mukaisten velvoitteiden hoitamisesta aiheutuvista kustannuksista taikka kun sen tuottajavastuun osallistumissopimus on irtisanottu.

Päätös tulee tehdä kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Jäsenyydestä erottaminen tulee voimaan sen kalenterivuoden lopussa jona erottamispäätös on tehty.

Erotettu jäsen ei ole oikeutettu saamaan takaisin yhdistykselle suorittamiaan jäsenmaksuja. Erotettu jäsen on velvollinen suorittamaan jäsenmaksua kunnes erottaminen astuu voimaan, sekä korvaamaan kustannukset yhdistykselle.

Jäsen menettää yhdistyksestä erotettaessa kaikki oikeutensa yhdistykseen ja sen omaisuuteen.

5 § Jäsenrekisteri

Hallitus varmistaa, että yhdistyksen jäsenrekisteriä ylläpidetään ja säilytetään lain edellyttämällä tavalla. Yhdistyksen julkista jäsenrekisteriä ja listaa aikaisemmista jäsenistä ylläpidetään ja säilytetään yhdistyksen toimipaikalla tai siihen valtuutetun ulkopuolisen palveluntarjoajan toimipaikalla.

6 § Jäsenmaksu

Yhdistyksen vuosittainen jäsenmaksu on tuhat (1000) euroa ensimmäiseltä vuodelta, ja se tarkastetaan vuosittain yhdistyksen syyskokouksessa. Jäsenmaksu maksetaan vuosittain yhdessä erässä yhdistyksen osoittamalle pankkitilille. Ensimmäinen jäsenmaksu maksetaan kolmenkymmenen päivän kuluessa jäsenyyden alkamisesta.

7 § Jäsenten äänet ja äänestäminen

Yhdistyksen jäsenet käyttävät päätösvaltaansa äänten mukaisessa suhteessa yhdistyksen kokouksessa.

Yhdistyksen kokouksissa on kullakin jäsenellä yksi (1) ääni. Kukaan yhdistyksen jäsenistä ei voi äänestää useammalla kuin kolmella valtakirjalla.

Äänestykset ja vaalit toimitetaan avoimesti, ellei joku kokouksen osanottajista vaadi äänestystä suljetuin lipuin.

8 § Yhdistyksen kokoukset ja ylimääräinen kokous

Yhdistys kokoontuu vuosittain kahteen varsinaiseen kokoukseen, joista kevätkokous pidetään viimeistään kesäkuussa ja syyskokous viimeistään joulukuussa.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää, hallitus tai tilintarkastajat pitävät sitä tarpeellisena tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.

Kokouskutsut yhdistyksen kokoukseen ja ylimääräiseen kokoukseen tulee lähettää jäsenille kirjallisesti tai sähköpostin välityksellä jäsenen osoitteeseen vähintään 21 kalenteripäivää ennen kokousta.

Yhdistysten kokousten päätökset tehdään yksinkertaisella enemmistöllä, ellei päätettävä asia sääntöjen mukaan edellytä suurempaa osuutta äänistä. Päätöksiä voidaan tehdä vain asioista, jotka on kirjattu etukäteen jäsenille lähetettyyn kutsuun.

8.1 § Kevätkokous

Kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

• Hallituksen kertomus edelliseltä toimintavuodelta ja edellisen vuoden tilinpäätös sekä tilintarkastajien niistä antama lausunto;
• Tilinpäätöksen vahvistaminen;
• Vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle;
• Muut kokouskutsussa mainitut asiat; ja
• Yhdistyksen jäsenten esitykset, jotka on hallitukselle osoitettuna jätetty hallituksen puheenjohtajalle tai yhdistykseen nimetylle asiamiehelle kirjallisesti tai vastaanottokuittauksin vahvistettuna sähköpostitse kolmea viikkoa ennen kokousta

8.2 § Syyskokous

Syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

• Hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien valinta;
• Toimintasuunnitelman ja budjetin hyväksyntä;
• Muut kokouskutsussa mainitut asiat; ja
• Yhdistyksen jäsenten esitykset, jotka on hallitukselle osoitettuna jätetty hallituksen puheenjohtajalle tai yhdistykseen nimetylle asiamiehelle kirjallisesti tai vastaanottokuittauksin vahvistettuna sähköpostitse kolmea viikkoa ennen kokousta

9 § Hallitus ja sen kokoonpano

Yhdistyksen toimintaa ohjaa hallitus. Hallituksen jäseniksi voidaan valita vain luonnollisia henkilöitä.

Hallituksessa on kolmesta (3) kuuteen (6) jäsentä. Hallituksen jäsen valitaan kolmeksi vuodeksi kerrallaan ja voidaan valita uudelleen. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan.

10 § Hallituksen tehtävät

Yhdistyksen hallitus johtaa yhdistyksen toimintaa sekä käsittelee ja päättää asiat, jotka eivät kuulu yhdistyksen kokouksille.

Hallitus vastaa toimintasuunnitelman hyväksymisestä ja sen noudattamisesta, budjetista sekä tileistä vuosittain. Hallitus voi ostaa ulkopuolisen yritysten ja/tai asiantuntijoiden palveluita tehtäviensä suorittamiseen. Lisäksi hallituksella voi olla sihteeristö, joka tukee sitä tehtäviensä suorittamisessa.

11 § Asiamies

Tehtäviensä suorittamiseksi yhdistyksellä voi olla riippumaton asiamies, joka voidaan palkata yhdistykseen, tai jonka tehtävät voidaan ostaa ulkopuoliselta palveluntarjoajalta.

Asiamiehen nimittää ja erottaa hallitus. Asiamiehenä ei voi toimia yhdistyksen hallituksen jäsen.

Asiamiehen on noudatettava ehdotonta luottamuksellisuutta hänelle annettujen toimien suorittamisessa. Asiamiehellä on velvollisuus olla luovuttamatta yhdistyksen hallitukselle, jäsenille tai kolmannelle osapuolelle sellaista yhdistyksen jäseniltä kerättyä tietoa, joka luonteensa puolesta sisältää jäsenen liikesalaisuuksia tai johtaisi kilpailuoikeudellisesti kiellettyyn tiedonvaihtoon kilpailijoiden välillä.

12 § Hallituksen jäsenyys ja jäsenyyden päättyminen

Hallituksen jäsenyys päättyy kolmen vuoden toimikauden päätyttyä 8 §:n tarkoittamalla tavalla tai jäsenen sanouduttua irti tehtävästään. Jäsenyys hallituksessa myös päättyy henkilön ollessa kyvytön hoitamaan jäsenyyden edellyttämiä tehtäviä tai kun yhdistyksen kokous päättää jäsenen erottamisesta vähintään kahden jäsenen esityksestä.

13 § Edustaminen

Hallitus edustaa yhdistystä suhteessa ulkopuolisiin ja viranomaisiin. Yhdistyksen nimen kirjoittaa puheenjohtaja tai asiamies kumpikin erikseen.

Hallitus voi antaa valtuutuksen yhdistyksen hallituksen jäsenelle tai asiamiehelle edustaa yhdistystä erikseen määritellyissä asioissa.

14 § Hallitustyöskentely

14.1 § Hallituksen päätöksenteko

Hallituksen jäsenillä on kullakin yksi ääni. Ellei säännöissä muuta määrätä, päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä vähentäen äänistä kuitenkin ne äänet, joita kokouksessa ei käytetä. Äänten mennessä tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee. Hallitus on päätösvaltainen, kun kokouksessa on paikalla vähintään puolet hallituksen jäsenistä puheenjohtaja mukaan luettuna.

Seuraavat asiat edellyttävät yksimielisen päätöksen: lainan ottaminen tai takaaminen.

Päätökset em. asioista on poissaolevien hallituksen jäsenien hyväksyttävä seuraavassa kokouksessa tai kirjallisesti.

Hallitus voi tehdä päätöksiä myös kokousten ulkopuolella, jolloin äänet on annettava kirjallisena kirjelähetyksen, faksin tai sähköpostin välityksellä. Näistä päätöksistä tehdään kokouspöytäkirja sisältäen päätettävät asiat, tiedon päätöksentekoon osallistuneista hallituksen jäsenistä, päätöksentekoon liittyvä dokumentaatio ja päätökseen osallistuneiden vastaukset.

Hallituksen päätös ja äänestystulos tulee kirjata ja vahvistaa puheenjohtajan sekä toisen hallituksen jäsenen allekirjoituksella, sekä liittää kokouksen pöytäkirjaan.

Mikäli hallituksen päätös on tehty muussa järjestyksessä, se ei ole pätevä.

14.2 § Hallituksen kokoukset

Hallituksen kokouskäytäntö on seuraava:

• Hallituksen kokouksia pidetään vähintään kerran vuodessa, tai niin usein kuin hallituksen puheenjohtaja katsoo tarpeelliseksi. Myös kolme hallituksen jäsentä voi pyytää puheenjohtajaa kutsumaan hallituksen koolle ilmoittamansa asian käsittelemistä varten. 
• Hallituksen puheenjohtaja kutsuu hallituksen koolle kirjallisella kutsulla, ja hänen tulee toimittaa kokouksen agenda hallituksen jäsenille vähintään viittä arkipäivää ennen kokousta. Kiireellisissä asioissa kutsu voidaan toimittaa puheenjohtajan harkinnan mukaan myöhemmin. 
• Puhetta johtaa kokouksessa hallituksen puheenjohtaja ja hänen poissa ollessaan varapuheenjohtaja. 
• Kokoukset voidaan myös pitää puhelin- tai videokonferenssin muodossa. 
• Kokouksen pöytäkirjan laatii kussakin kokouksessa tehtävään valittu hallituksen jäsen tai asiamies. 
• Äänestys suoritetaan suullisesti, mutta henkilövalinnoissa kirjallisesti, ellei puheenjohtaja muuta päätä.

15 § Tilikausi

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi ja kultakin tilikaudelta laaditaan tase- ja tuloslaskelmat. Tase- ja tuloslaskelmat toimitetaan yhdistyksen tilintarkastajalle vähintään kuukautta ennen kevätkokousta, missä ne vahvistetaan.

16 § Sääntöjen muuttaminen

Hallitus voi itse ehdottaa ja valmistella muutosesityksen yhdistyksen sääntöihin, ja sen tulee myös valmistella muutosesitys vähintään kahden jäsenen pyynnöstä. Yhdistyksen sääntöjen muutoksista päätetään vuosikokouksessa. Päätös on pätevä, ellei se ole ristiriidassa lainsäädännön tai muiden sääntökohtien kanssa, ja kun sitä kannattaa vähintään neljä viidesosaa (4/5) annetuista äänistä.

17 § Yhdistyksen purkaminen

Päätös yhdistyksen purkamisesta tulee tehdä yhdistyksen kokouksessa, ja se edellyttää, että neljä viidesosaa (4/5) äänistä on annettu päätöksen puolesta.

Yhdistyksen purkautuessa yhdistyksen varat käytetään purkamisesta päättävässä kokouksessa määritellyllä tavalla yhdistyksen toiminnan tarkoituksen sekä soveltuvan lain mukaisesti tuottajavastuujärjestelmän kehittämiseen tai ylläpitoon. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen. Varoja ei saa jakaa yhdistyksen jäsenille

FLIP ry:n säännöt päivitetty 18.7.2016.